Как отвореното банкиране улеснява работата на счетоводителите

За много счетоводители обработката на банкови извлечения все още е една от онези задачи, които отнемат изненадващо много време. Особено когато става дума за десетки клиенти, сметки в различни банки и стотици трансакции, които трябва да бъдат проверени, съпоставени и осчетоводени.

Много често, става още по-сложно когато трябва няколко пъти да се свържете и да поискате да ви изпратят данните с движенията по сметката за изминалият период.

Именно тук отвореното банкиране може да промени значително ежедневната работа.

Отвореното банкиране позволява голяма част от процесите, които традиционно изискват ръчна работа, да бъдат автоматизирани – от получаването на банковите данни до тяхното разпознаване и използване в счетоводния софтуер.

На практика това означава по-малко време за сваляне и обработка на извлечения, по-малко ръчно прехвърляне на информация и повече възможности за автоматизация, независимост и по-голяма свобода в планирането на задачите.

Но преди да видим конкретните ползи, нека изясним какво всъщност стои зад понятието Отвореното банкиране и как работи то в счетоводството.

Какво всъщност е отвореното банкиране?

Най-просто казано, отвореното банкиране позволява банковата информация да бъде свързана директно със счетоводния или финансовия софтуер, след изричното съгласие на титуляря на сметката.

Вместо всеки път да влизате в електронното банкиране, да сваляте извлечение и след това да го прехвърляте в счетоводната програма или да чакате да ви изпратят движенията на мейла,  информацията за сметките, балансите и трансакциите може да постъпва автоматично в системата, в която работите.

Достъпът се осъществява чрез лицензирани доставчици на Отвореното банкиране услуги. В България такъв доставчик е IRIS Solutions – лицензирана от Българската народна банка платежна институция за предоставяне на услуги по информация за сметка и иницииране на плащане.

Технологията на IRIS Solutions вече стои зад Отвореното банкиране функционалности в редица счетоводни и финансови решения, използвани в България. Това означава, че за много счетоводители възможността да автоматизират банковите операции вече е част от софтуера, с който работят – необходимо е само да активират съответната функционалност.

А какво се променя, когато Отвореното банкиране стане част от ежедневната работа?

Ето  най-важните предимства за счетоводителите.

1. Банковите извлечения вече не трябва да определят деня ви

Да започнем от най-очевидното.

Когато обслужвате един клиент с една банкова сметка, свалянето на извлечение не изглежда като особен проблем. Но когато клиентите са десетки, всеки има по няколко сметки, а те са в различни банки, картината е съвсем друга.

Отвореното банкиране позволява банковите трансакции да постъпват автоматично в интегрирания счетоводен софтуер. Така отпада голяма част от работата по сваляне, запазване, прехвърляне и импортиране на банкови файлове.

Отваряте програмата и необходимата банкова информация вече е там.

Това не просто спестява няколко клика. Когато една и съща операция се повтаря за десетки или стотици сметки всеки месец, спестените минути постепенно се превръщат в часове и дни.

2. Сметките от различни банки могат да бъдат на едно място

Един клиент работи с една банка. Друг – с три. Трети има няколко дружества и още повече банкови сметки.

Традиционно това означава различни системи за електронно банкиране и информация, разпръсната на различни места.

Една от основните възможности на отвореното банкиране е агрегирането на информация от множество банкови сметки в една среда. Така вместо да проверявате банките една по една, можете да работите с информацията от свързаните сметки през счетоводния или финансовия софтуер.

Това е особено полезно и при онези ежедневни въпроси, които счетоводителите добре познават:

„Плати ли този клиент?“

„Постъпи ли сумата по фактурата?“

„Колко имаме по тази сметка?“

Когато банковата информация е интегрирана в системата, отговорът вече не изисква непременно отделна проверка във всяка банка.

3. По-малко ръчно въвеждане означава и по-малко възможности за грешка

Сумата е 10 953, а сте въвели 10 593. Един ред е пропуснат. Друг е въведен два пъти.

Всеки, който работи ежедневно с голям обем финансови данни, знае колко лесно може да възникне подобна грешка – и колко време след това може да отнеме откриването ѝ.

Когато банковите данни постъпват автоматично в счетоводния софтуер, необходимостта те да бъдат прехвърляни ръчно значително намалява. С нея намалява и рискът от грешки именно при това прехвърляне.

Следващата стъпка е още по-интересна.

Счетоводният софтуер може да използва получената информация, за да разпознава операции, да предлага счетоводни записи и да свързва трансакции с конкретни документи.

Повечето от счетоводните софтуери, които днес са интегрирали отвореното банкиране с IRIS Solutions, постигат до  95% автоматизация от контировките на банковите трансакции. Това показва колко далеч може да стигне автоматизацията, когато директният достъп до банкови данни се комбинира с възможностите на счетоводния софтуер.

4. Банковото равнение става много по-лесно

Свалянето на извлечението всъщност е само началото.

След него идва същинската работа – кое плащане към коя фактура е, кои задължения са погасени, има ли разминаване, има ли неплатени документи.

Именно тук Open Banking става особено полезно за счетоводството.

Когато актуалните банкови трансакции вече са в системата, софтуерът може да ги използва за автоматизирано съпоставяне с фактури и други счетоводни записи.

Вместо счетоводителят да търси всяка връзка ръчно, системата може да извърши голяма част от предварителната работа, а човекът да остане там, където действително е необходим – при проверката и контрола.

Това е и един от процесите, който се  оптимизира след интегрирането на Отвореното банкиране и  технологията на IRIS Solutions. Преди интеграцията ръчното банково равнение е било времеемко и податливо на грешки, а работата с различни банкови платформи е затруднявала процеса.

Отвореното банкиране  свързва тези два свята – банковите данни и счетоводството.

5. Най-голямата полза: Повече време за работата, за която наистина е нужен счетоводител и за останалите важни неща в живота

Това всъщност е най-важната точка. Добрият счетоводител не създава най-голяма стойност за клиента, докато сваля PDF или CSV файл от банка. Нито когато прехвърля една сума от извлечението в счетоводната програма.

Стойността е в експертизата. Да забележи проблем. Да предупреди клиента. Да анализира числата. Да следи нормативните промени. Да даде съвет. Да покаже какво се случва с паричния поток и какво може да предстои.

Когато банковата информация е по-актуална и рутинните операции са автоматизирани, счетоводителят може да отделя повече време именно за това.

И тук Отвореното банкиране не отнема ролята на счетоводителя. Напротив – махa част от механичната работа около нея.

За една счетоводна кантора това може да означава и нещо много конкретно: възможност да обслужва повече клиенти, без всяко увеличение на обема да означава пропорционално повече ръчна работа

Къде счетоводителите в България вече могат да използват Отвореното банкиране?

Добрата новина е, че не е задължително да сменяте счетоводния си софтуер или да започвате работа с още една платформа.

Решенията на Отвореното банкиране на IRIS Solutions вече са интегрирани в различни счетоводни и финансови системи в България.

Microinvest позволява свързване и управление на банкови сметки чрез Отвореното банкиране директно в счетоводната среда. Интеграцията е реализирана с IRIS Solutions.

Nula.bg също интегрира Отвореното банкиране технологията и използва банковите данни за автоматизация на финансови и счетоводни процеси.

МакМастърс е друг пример за приложение на технологията при автоматизираната обработка на банкови извлечения и последващите счетоводни операции.

Над 30 счетоводни софтуери и ЕРП системи в България вече имат интеграция и ползват услугите. Попитайте вашият доставчик на счетоводен или финансово-организационен софтуер за тази възможност или се свържете с Айрис Солюшънс на www.irisbgsf.com 

С други думи, Отвореното банкиране вече не е концепция, която предстои някога да навлезе в счетоводството. Тя вече се използва от хиляди счетоводители в България.

Как да започнете?

Първата стъпка всъщност е много по-проста, отколкото звучи.

Проверете дали счетоводният софтуер, с който работите, вече предлага Отвореното банкиране и какви функционалности са интегрирани в него.

След това вижте при кои клиенти автоматизацията би имала най-голям ефект. Логично е да започнете от компаниите с повече банкови сметки, повече трансакции или най-много време, отделяно за обработка на банкови извлечения и равнение.

И накрая – измерете разликата.

Колко време ви е отнемала обработката преди? Колко ръчни действия са отпаднали? Колко операции вече се разпознават автоматично?

Така ползата от Отвореното банкиране много бързо престава да бъде абстрактна.

Искате да разберете как Отвореното банкиране от IRIS Solutions може да се интегрира във вашия счетоводен софтуер или финансов процес? Свържете се с екипа на IRIS Solutions.

Контакти:

IRIS Solutions

Тел.: +359 896 549 004

Тел.: +359 882 250 300

Тел.: +359 889 209 055

Имейл: support@irisbgsf.com